(趣旨)

第1条　この訓令は、本市における文書(電磁的記録(電子的方法、磁気的方式又はその他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)の処理及び作成に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の処理及び作成の原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(総務課長の職責)

第4条　総務課長は、本庁及び出先機関における文書事務が適正かつ円滑に運用されるよう必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職責)

第5条　課長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適切かつ円滑に処理されるように留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書係及び電子文書取扱主任)

第6条　課、局及び支所(以下「課等」という。)に文書係を置く。

(ファイル担当者)

第7条　ファイリングシステムを維持管理するため、係ごとにファイル担当者を置く。

(収受及び配布の手続)

第8条　本庁に到着した文書、郵便物、民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物(以下「信書便物」という。)及び物品は、総務課において収受し、次のとおり処理するものとする。

(電子文書の収受及び配布)

第9条　総合行政ネットワーク文書は、所管課で直接受信したものを除き、総務課において処理する。

(直接受信した電子文書の処理)

第10条　所管課で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、電子文書取扱主任が処理する。

(文書の受領及び文書整理簿の記載等)

第11条　前条の規定により配布を受けた文書及び物品並びに課等に直接到達した文書及び貨物は、当該課等の文書係が受領し、収受日付印(第5号様式)(経由する文書にあっては、経由日付印(第6号様式))を押して、文書整理簿(第4号様式)に記載する。

(収受日時が権利等に関係ある文書)

第12条　文書係は、開封した文書のうち収受日時がその行為の効力又は権利の得喪に係ると認められる文書については、封皮及び文書に受付年月日及び時刻を記入するものとする。

(勤務時間外における収受)

第13条　勤務時間外に到着した文書等の収受については、本庁にあっては警備員が行い、到着日時を封皮に記入し、警備終了時に総務課に引き継ぐものとする。

(秘密文書等の取扱い)

第14条　秘密又は特別の取扱いを要する文書及び庁内間の往復文書は、各課等で適宜整理簿等を設け、処理するものとする。

(事案処理の原則)

第15条　課長は、文書を閲覧したときは、処理の方針を示して担当者に文書を配布し、速やかにその処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な事案に係る文書については、あらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理させるものとする。

(起案)

第16条　事案の処理は、起案によって行わなければならない。

(供覧)

第17条　前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧することによって完結するものであるときは、当該文書の余白に「供覧」と朱記し、関係者の閲覧に供するものとする。

(供覧文書等の処理印の押印)

第18条　事案を、第16条第3項の規定により処理する場合は処理印第1号(第8号様式)を、前条の規定により処理する場合は処理印第2号(第9号様式)を当該文書の余白に押さなければならない。

(共通例文の登録)

第19条　総務課長は、市長名で発する文書のうち各課等に共通して用いられるものを共通例文として登録することができる。

(課等における例文の登録)

第20条　課長は、前条の規定により共通例文として登録されたものを除き、定例的に発する文書を例文として登録することができる。この場合において、市長名で発する文書を例文として登録するときは、総務課長に合議しなければならない。

(共通例文及び例文の表示)

第21条　第19条の規定により登録した共通例文又は前条の規定により登録した例文により起案する場合は、起案書に「共通例文　号」又は「例文　号」と表示しなければならない。

(起案に当たっての注意)

第22条　起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(起案用紙)

第23条　起案用紙(第7号様式)の使用に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

(回議)

第24条　起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者(阿賀野市事務決裁規程(平成25年訓令第8号)第2条第2号に規定する者をいう。以下同じ。)の決裁を受けなければならない。

(合議)

第25条　起案の内容が他の課等に関係を有する場合は、当該起案書を関係を有する部長及び課長に合議しなければならない。

(回議及び合議の促進)

第26条　回議及び合議の際、起案書に認印するものの範囲は、起案の意思決定に必要な最小限にとどめ、回議及び合議の促進を図るようにしなければならない。

(文書の審査)

第27条　起案書は、課長の審査を受けなければならない。

(総務課長への合議)

第28条　起案書のうち次に掲げるものは、総務課長と合議しなければならない。

(起案内容の訂正)

第29条　起案書の記載事項を訂正した場合は、訂正した者がその箇所に認印しなければならない。

(決裁月日の記入)

第30条　決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁責任者又は起案者において、所定の欄に決裁月日を記入しておかなければならない。

(文書の施行)

第31条　原議は、特に指示のある場合を除き、直ちに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。

(本庁における文書の浄書)

第32条　本庁における文書の浄書は、次に掲げる区分により、総務課又は所管課において浄書用紙(第11号様式)により実施しなければならない。

第33条　総務課において浄書する文書は、所管課において当該原稿に浄書依頼票(第12号様式)を添付し、総務課に回付しなければならない。

第34条　総務課長は、回付を受けた原議について、浄書するものとする。この場合において、原議が第64条に規定する表記の基準に合致しないときは、記載内容を変更しない範囲内において訂正するものとする。

第35条　前条第2項の規定は、所管課において浄書する場合に準用する。

(公印及び契印)

第36条　施行する文書は、阿賀野市公印規則(平成16年規則第13号)に定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、公印を省略することができる。

(電子署名)

第37条　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、公印を省略し電子署名を付与するものとする。

(文書等の郵送)

第38条　発送すべき郵送文書は、平日午後4時までに、総務課に回付しなければならない。

(発信)

第39条　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、所管課の電子文書取扱主任が送信するものとする。

(文書整理簿の整理)

第40条　文書を発送しようとするときは、当該事案が文書整理簿(第4号様式)の記載を省略されているものを除き、文書係において、文書整理簿の処理経過欄に発送月日、あて先等を記入し、完結したものにあっては、完結欄に月日を記入し、その処理経過及び完結の状況を明らかにしておかなければならない。

(文書整理等の原則)

第41条　文書は、分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(整理及び保管の方法)

第42条　文書の整理及び保管は、ボックス・ファイリング(以下「ボックス」という。)及びファイリング用品を使用して行うものとする。

(ファイル基準表の作成)

第43条　文書の分類は、ファイル基準表(第13号様式)により行う。

(保存年限)

第44条　完結文書の保存年限は、次に定める区分及び別表第1に掲げる書目により、課長が決定する。

(未完結文書の保管)

第45条　未完結文書(処理中又は未着手の文書をいう。以下同じ。)は、担当者の氏名を記入した懸案フォルダーに入れ保管しなければならない。

(完結文書の整理保管)

第46条　完結文書は、ファイル基準表により分類された項目ごとの個別フォルダーに入れ、ボックスの中に保管しておかなければならない。

(完結文書の保管期間)

第47条　事務室内で完結文書を保管する期間は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。

(保管文書の利用)

第48条　課等において保管している文書を利用しようとする職員は、貸出票(第15号様式)を当該文書の位置に入れておかなければならない。

(文書の引継ぎ)

第49条　完結文書は、毎年4月にファイル基準表(第13号様式)に基づき総務課に引き継ぎ、又は廃棄しなければならない。

(保管庫等による文書の保管等)

第50条　保管庫等に保管されている文書の保管、移替え及び引継ぎについては、ボックスに保管されている文書の取扱いの例による。

(本庁における分掌事務の異動通知)

第51条　課長は、引継ぎをした保存文書に係る分掌事務に異動があったときは、その旨を総務課長に通知しなければならない。

(書庫への格納)

第52条　総務課長は、引継ぎを受けた文書を保存年限別課別等に区分し、書庫に格納の上、文書保存(引継ぎ)台帳(第16号様式)にその格納位置を明示しなければならない。この場合において、総務課長は、保存文書の格納位置を当該課長に通知しなければならない。

(書庫管理及び注意事項)

第53条　書庫は、総務課において管理する。ただし、必要に応じて所管課において管理することかできる。

(保存文書の閲覧等)

第54条　保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、文書閲覧簿(第18号様式)に所要事項を記入し、総務課長又は所管課の長の承認を受けなければならない。

(職員以外の者に対する文書の閲覧)

第55条　課長は、職員以外の者から保管文書及び保存文書の閲覧の申し出があったときは、総務課長と協議して閲覧させることができる。

(保存文書の廃棄)

第56条　保存文書の保存年限が経過したときは、本庁にあっては総務課長が所管課の長に合議の上、保存文書の廃棄をしなければならない。

(保存文書の臨時廃棄)

第57条　永年保存の保存文書又は保存期間が経過しない保存文書であっても、保存する必要がなくなったものについては、所管課の長が総務課長に申し出て、保存文書を廃棄することができる。

(廃棄に当たっての必要な処置)

第58条　総務課長及び課長は、文書を廃棄するに当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印影利用されるおそれのあるものについては、その焼却、溶解及び消去その他適切な処置をとらなければならない。

(文書の種類)

第59条　本庁において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第60条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書の番号)

第61条　条例、規則、告示、訓令にあっては、総務課長が法令番号簿(第19号様式)により法令番号を付し、その他の往復文にあっては、文書整理簿(第4号様式)による文書番号を文書係が付さなければならない。

(文書の記号)

第62条　前条に規定する文書番号には、別表第2に規定する文書記号を付さなければならない。

(文書の発信者名)

第63条　文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。

(表記の基準)

第64条　文書の用字、用語、文体等は、次に掲げる表記の基準によるものとする。

(電子メールの利用)

第65条　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第66条　前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第37条第1項に規定する公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第67条　前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行文書の送信)

第68条　電子メールを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。

(電子メールの収受)

第69条　電子文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち電子文書取扱主任が文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

(電子メールの起案)

第70条　電子メールを利用する文書を起案するときは、起案用紙の取扱上及び施行上の注意の欄に電子メール施行と記載し、決裁を受けなければならない。

(その他)

第71条　この章に定めるもののほか、文書の書式等に関し必要な事項は、別に定める。