○阿賀野市立小・中学校文書取扱規程
平成29年3月7日
教育委員会訓令第2号
阿賀野市立小・中学校文書取扱規程(平成17年阿賀野市教育委員会訓令第4号)の全部を改正する。
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、阿賀野市立小・中学校(以下「学校」という)における文書の処理及び作成について必要な事項を定めることを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、学校の職員が職務上作成し、又は取得した文書、帳票、図面、写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、学校の職員が組織的に用いるものとして、学校が保有しているものをいう。
(文書処理及び作成の原則)
第3条 文書は、すべて適正かつ速やかに取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書は、わかり易く作成することを基本としなければならない。
(校長の責務)
第4条 校長は、文書の処理及び作成に関する事務が、この訓令に基づいて適正かつ速やかに行われるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。
(文書総括責任者及び文書係)
第5条 学校に文書総括責任者及び文書係を置く。
2 文書総括責任者は、事務長が発令されている総括事務主幹、事務主幹又は主査とする。ただし、相当の事務職員が配置されていない場合は、教頭をもって充てる。
3 文書係は、事務職員をもって充てる。ただし、事務職員がいない場合は、校長が指定した者をもって充てる。
4 文書総括責任者は、文書係を兼ねることができる。
(文書総括責任者及び文書係の職務)
第6条 文書総括責任者は、校長の命を受け次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 情報公開及び個人情報保護に関すること。
(4) 文書管理及び文書作成の指導に関すること。
2 文書係は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管及び保存に関すること。
(3) 文書の廃棄及び引継ぎに関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(5) その他文書事務に関すること。
第2章 収受文書の処理
(文書の収受)
第7条 文書は、文書係が収受する。
(文書の受理及び回覧)
第8条 文書係は、文書を開封し、余白に受付印を押し別に定める文書受理簿に必要事項を記載する。ただし、軽易な文書については、文書受理簿への記載を省略することができる。
2 校長は、当該文書を閲覧のうえ確認印を押し、処理方針を指示する。
3 教頭は、担当者へ処理方法を示す。
(配布文書の処理)
第9条 担当者は、期限までに速やかに起案、供覧その他必要な処置をとらなければならない。
第3章 文書作成及び発送
(起案)
第10条 文書の作成は、原則として別に定める文書起案票によって行うものとする。
2 起案文書は、関係職員の合議を経た後、校長の決裁を得るものとする。
(文書の浄書)
第11条 起案者は、決裁を終えた起案文書を速やかに浄書する。
(押印)
第12条 校長は、作成した文書のうち、必要なものについて押印する。
(文書の発送)
第13条 担当者は、文書を発送するときには、原則として別に定める文書発送簿に発送年月日、宛先、件名等を記入するものとする。
2 担当者は、発送する文書の控えを取り、指定ファイル(以下「ファイル」という。)に保管する。
第4章 保管及び保存
(未完結文書の処理経過)
第14条 担当者は、常に未完結文書の処理経過とその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の保管)
第15条 担当者は、完結文書を別に定める文書分類基準表に基づきファイルに保管する。
(文書の保存)
第16条 文書は、次の各号により整理保存する。
(1) 整理保存は、原則として年度によるものとするが、暦年による必要のあるものは、暦年により区分して行う。
(2) ファイルには、文書名、年度、分類番号、保存期間を表示し、書庫等適切な場所で保存しなければならない。
(保存年限)
第17条 処理したファイルの保存年限は、法令、規則に定めるもののほかは、別に定める文書分類基準表によるものとする。
2 保存年限は、文書を処理した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年によるものにあっては、処理した日の属する年の翌年1月1日からとする。
(文書等の持ち出し)
第18条 文書は、校長の承認を受けた場合以外は、校外に持ち出してはならない。
第5章 文書の公開又は非公開
(公開又は非公開)
第19条 文書の公開又は非公開は、阿賀野市情報公開条例(平成16年条例第9号)及び阿賀野市個人情保護条例(平成16年条例第10号)の規定に基づいて行うものとする。
第6章 文書の廃棄
(廃棄)
第20条 保存期間が経過した文書は、文書係が別に定める保存期間経過表簿廃棄記録簿により整理し、校長の決裁を得て廃棄する。
2 廃棄文書等のうち、内容が他に漏れて支障のあるものは、裁断、焼却等の適切な方法をとらなければならない。
3 電子文書等の廃棄は、電子計算機内の記録及び電磁的記録等の全てについて校内で消去作業を行うものとする。
4 校長は、なお保存する必要があると認めたときは、更に保存年限を変更することができる。
(その他)
第21条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。