この訓令は、市民生活課と安田支所、京ヶ瀬支所及び笹神支所(以下「支所」という。)間における戸籍事務を迅速かつ円滑に処理するため、必要な事項を定めるものとする。

2　戸籍簿の保管及び調製

戸籍簿については、市民生活課で磁気ディスクをもって調製し、保管するものとする。ただし、正字化拒否者の戸籍簿については、市民生活課で紙戸籍をもって調製し、保管するものとする。

3　送達簿の備付

(1)　市民生活課と支所間における戸籍に関する届書及びその他の関係書類(以下「届書等」という。)の授受を明らかにするため、送達簿(第1号様式)を備えるものとする。

(2)　前項の規定による送達簿の保存年限は、該当年度の翌年から1年間とする。

4　届出の受付及び送達簿の登載

(1)　戸籍の届出が、市民生活課に提出された場合の処理

ア　市民生活課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。

イ　受理決定後、市民生活課は速やかに受付帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。

ウ　市民生活課は、必要に応じ、届書等の謄本(以下「謄本」という。)を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。

(2)　戸籍の届出が、支所に提出された場合の処理

ア　支所は、届書等が形式的要件を満たしているかどうかの確認を行った後、直ちに市民生活課へ届書等を模写電送により送信するものとする。

イ　受信した市民生活課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。

ウ　受理決定後、市民生活課は支所に受理の可否を電話で連絡するとともに、届書を模写電送により送信するものとする。

エ　送信後、市民生活課は受理決定済の届書等の写しにより、速やかに受付帳に登載するとともに磁気ディスクに記録するものとする。

オ　受信した支所は、届書に訂正及び補正事項があるかどうかの確認を行った後、届出人等に対し受理の可否を伝えるものとする。なお、届書に訂正や補正が必要な場合には、届出人等に対し訂正指示を行うとともに、補正を行うものとする。

カ　受理決定後、支所は模写電送により市民生活課から受信した受理決定済の届書の写しを1月間保管するとともに、送達簿に登載し、翌日の連絡便により届書等に送達簿を添えて市民生活課へ送付するものとする。

キ　送付を受けた市民生活課は、受理決定済の届書等の写しと送付を受けた届書等との照合を行った後、必要に応じ謄本を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。また、市民生活課は送達簿に受領印を押印し、支所へ返送するものとする。

ク　支所は、市民生活課から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。

5　郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)又は時間外及び休日における届書の処理

(1)　支所が、郵送等又は時間外及び休日に戸籍の届出を受け付けた場合は、翌開庁日の午前8時40分までに時間外・休日分戸籍届件数報告表(第2号様式)を模写電送により市民生活課へ送信するとともに、時間外受領簿及び届書に受領年月日等を記入の上、翌開庁日の連絡便により届書等に送達簿を添えて市民生活課へ送付するものとする。

(2)　送付を受けた市民生活課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。受理決定後、市民生活課は速やかに支所に、届書等が郵送等又は提出された日にさかのぼって受付帳に登載し、磁気ディスクに記録するとともに、送達簿に受領印を押印するものとする。

(3)　市民生活課は、送達簿を支所へ返送するものとする。

(4)　支所は、市民生活課から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。

6　届出済証明、埋火葬許可証等の作成及び交付

(1)　出生届に係る母子健康手帳への届出済証明の作成並びに交付事務、死亡及び死産届に係る埋火葬許可証の交付事務は、その届出のあった市民生活課及び支所で行うものとし、死亡及び死産届に係る埋火葬許可証については、磁気ディスク又は手書により作成するものとする。

(2)　時間外又は休日における死亡及び死産届に係る埋火葬許可証並びに葬斎場利用許可書については、その届出のあった市民生活課及び支所で手書により作成し、交付するものとする。

7　人口動態調査票及び相続税法(昭和25年法律第73号)第58条に規定する通知書の作成

すべて市民生活課が、磁気ディスクにより作成するものとする。

8　届書等及び戸籍副本の整理

すべて市民生活課が、受付帳に記載した順序に整理し、届書等及び戸籍副本を管轄法務局へ送付するものとする。

9　不受理申出及び取下げの処理

(1)　市民生活課が、届出を受け付けた場合の処理

ア　市民生活課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。

イ　受理決定後、市民生活課は速やかに戸籍届不受理申出書受付帳に登載するとともに、磁気ディスクに登録するものとする。

ウ　取下げの場合についても、同様の処理を行うものとする。

(2)　支所が、届出を受け付けた場合の処理

支所は、戸籍の届出の場合と同様の処理を行うものとする。

10　戸籍事件表の作成

市民生活課が作成し、管轄法務局へ報告するものとする。

11　出生及び死亡の広報掲載

(1)　出生届又は死亡届を受け付けた市民生活課及び支所は、届出人に必ず広報掲載の可否を確認し、その旨を届書の左側余白に表示するものとする。

(2)　市内に住所を有し、かつ、掲載を希望する場合及び市が受理した届出に限り、広報掲載を行うものとする。

12　身上照会、後見、破産、犯歴等の関係事務

身上照会、後見、破産、犯歴等の関係事務については、市民生活課が行うものとする。

13　取扱支所名の表示

支所が戸籍に関する届書(他の市町村からの送付分を除く。)を受け付けた場合は、当該届書の欄外上部に取扱支所名を表示するものとする。

附則

附則(平成19年訓令第81号)